Kreis Minden-Luebbecke

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Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
 
hier finden Sie sowohl die einzelnen Schritte als auch die jeweiligen Unterlagen zu den einzelnen Vergabeverfaheren.
 

                               Bauleistungen

ZSSt Bau

Bevor es losgeht

Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten volgende Punkte geklärt sein:

  1. Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
  2.  
  3. Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
    (
    Bei einer Aufhebung wegen fehlender finanzieller Mittel bedeutet dies unter Umständen Schadensersatzpflicht gegenüber dem Bieter)
  4. Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
  5.  
  6. Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:

    Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:

    a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?

    b) Sind die Firmen geeignet? 
    Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:  

    Formblatt 124 (Eigenerklärung Eignung)

Meldbeogen

Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Bau den: Meldebogen

Wenn Sie folgende Anlage zusätzlich benötigen, müssen Sie diese noch ausfüllen:

 
Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".

Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.

Nun können Sie die E-Mail absenden.

Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.

Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:

  • Leistungsverzeichnis samt GAEB-Datei
  • sowie Ihrer Pläne /Zeichnungen
  • und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix, Anlage 223)


Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.

 

Bieterrundschreiben

Bieterrundschreiben

Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 (Bieterrundschreiben) auszufüllen ist.

1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.

Beispiel:

Vergabenummer:

 

425 2016 Mi


2)
Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.

Einige Beispiele für Gründe:

- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …

3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.

- Bitte beginnen Sie Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:

„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen

Ihre Zentrale Submissionsstelle“

- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel Frage: und Antwort:.

Beispiel:

Frage: 1

„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“

Antwort: 1

„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „

Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99

Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV (inkl. GAEB Datei)  erforderlich!

Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!

 

 

 

Nach der Submission

Absageschreiben:

Nationale Verfahren

§ 19 Abs. 1 VOB/A
Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind (§ 16 Absatz 1) und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sollen unverzüglich unterrichtet werden. Die übrigen Bieter sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist.

Anlage 332 (Absage 19 Abs. 1 VOB)

§ 19 Abs. 2 VOB/A
Auf Verlangen sind den nicht berücksichtigten Bewerbern oder Bietern innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang ihres in Textform gestellten Antrags die Gründe für die Nichtberücksichtigung ihrer Bewerbung oder ihres Angebots in Textform mitzuteilen, den Bietern auch die Merkmale und Vorteile des Angebots des erfolgreichen Bieters sowie dessen Name.

Anlage 335 (Absage 29 Abs. 2 VOB)

Formulare für den erfolgreichen Bieter:

Anlage 338 (Auftragsschreiben VOB)

Anlage 338 (Auftragsschreiben VOB-Dritte) 

Anlage 339 (Auftragsschreiben Beiblatt)


Bei EU Verfahren:

Anlage 334 (Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)

Anlage 333 ( Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter 134 GWB)

   

 

 


       
Liefer- und Dienstleistungen 

ZZSt Lieferung

Bevor es losgeht

Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten volgende Punkte geklärt sein:

  1. Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
  2.  
  3. Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
    (Bei einer Aufhebung wegen fehlender finanzieller Mittel bedeutet dies unter Umständen Schadensersatzpflicht gegenüber dem Bieter)
  4. Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
  5.  
  6. Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:

    Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:

    a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?

    b) Sind die Firmen geeignet? 
    Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:  

    Anlage 8 (Eigenerklärung Zuverlässigkeit national)
Anlage 9 (Eigenerklärung Zuverlässigkeit für EU-Verfahren)

Meldebogen

Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Liefer - und Dienstleistungen den: Meldebogen

Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".

Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.

Nun können Sie die E-Mail absenden.

Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.

Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:

  • Leistungsverzeichnis
  • sowie Ihre Pläne /Zeichnungen
  • und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix)


Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.

Bieterrundschreiben

Bieterrundschreiben

Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 (Bieterrundschreiben) auszufüllen ist.

1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.

Beispiel:

Vergabenummer:



425 2016 Mi


2)
Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.

Einige Beispiele für Gründe:

- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …

3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.

- Bitte beginnen Sie Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:

„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen

Ihre Zentrale Submissionsstelle“

- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel Frage: und Antwort:.

Beispiel:

Frage: 1

„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“

Antwort: 1

„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „

Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99

Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV  erforderlich!

Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!

 

 


Freiberufliche Leistungen

ZSSt Freiberufliche Leistung  

Vorüberlegungen

Änderung EU- Vergaberecht

Achtung! Seit dem 18.04.2016 gibt es keine VOF mehr. Neu geregelt sind die EU-Verfahren insbesondere in den Abschnitten  5 und 6 der VgV "Planungswettbewerbe, Besondere Vorschriften für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen".

nationale Verfahren

Unterhalb von EU-Schwellenwert gilt zur Zeit noch (die UVgO kommt Anfang 2017) folgendes: 

- Leistungen im Rahmen  einer freiberuflichen Leistung erbracht werden, sind dem Abschnitt 1 der VOL/A entzugen. Welche Leistungen hierunter fallen findet sich im Katalog des § 18 Abs.1 EStg

- Wird eine freiberufliche Leistung gleichzeitig im Wettbewerb von einem Gewerbebetrieb angeboten, findet die VOL auch auf die entsprechende Leistung des Gewerbebetriebes keine Anwendung. Liegt zwischen freiberuflich Tätigen und Gewerbebetrieben ein Wettbewerbsverhältnis nicht vor, d. h., wird eine der Natur nach freiberufliche Leistung ausschließlich durch Gewerbebetriebe erbracht, ist die VOL hingegen uneingeschränkt anwendbar.

- Mit Rücksicht auf den Ausnahmecharakter bedarf es grundsätzlich für das Vorliegen der Ausnahmesituation des § 55 BHO der Prüfung im Einzelfall. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass der Ausnahmetatbestand bei freiberuflichen Leistungen in der Regel erfüllt ist. Sie können daher grundsätzlich freihändig vergeben werden.

Aber Achtung! Freihändige Vergabe bedeutet nicht, dass keine Regeln zu beachten sind.

  1. Die Haushaltsgrundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit gelten hier genauso,
  2. wie die Prinzipien der Nichtdiskriminierung, Transparenz sowie des Wettbewerbs.
  3. Darüber hinaus sind die Regelungen des Tariftreue-und Vergabegesetzes NRW zu beachten.
Häufig wird die freihändige Vergabe fälschlicher Weise auch als "formloses Verfahren" bezeichnet. Eine Dokumentation ist auch in diesen Verfahren unerlässlich!

 

Meldebogen für freiberufliche Leistungen

Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für feiberufliche Leistungen den: Meldebogen

Ihre Ansprechpartner

Enrico Nauen

Telefon: +49 571 807 24450
Telefax: +49 571 807 34450
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Dimitri Epp

Telefon: +49 571 807 24401
Telefax: +49 571 807 34401
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Julian Schellberg

Telefon: +49 571 807 24400
Telefax: +49 571 807 34400
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