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Lieferleistungen

Bevor es losgeht

Sie wollen eine Ausschreibung durchführen? Dann sind Sie hier richtig.
Vor dem Start sollten folgende Punkte geklärt sein:

  1. Sie haben eine Bedarfsermittlung sowie eine Kostenschätzung für Ihr Projekt vorgenommen.
  2.  
  3. Die benötigten Haushaltsmittel sind reserviert.
    (Bei einer Aufhebung wegen fehlender finanzieller Mittel bedeutet dies unter Umständen Schadensersatzpflicht gegenüber dem Bieter)
  4. Das Leistungsverzeichnis ist fertig.
  5.  
  6. Beschränkte Ausschreibung / freihändige Vergabe:

    Die Eignungsprüfung muss vorab erfolgen, daher:

    a) Wurden die einzuladenen Firmen gefragt, ob Personal und Material verfügbar sind und nicht zuletzt ob überhaupt Interesse besteht?

    b) Sind die Firmen geeignet? 
    Dokumentierte Erfahrungen aus vorangegangenen Aufträgen oder die Eigenerklärung:  

    Anlage 8 (Eigenerklärung Zuverlässigkeit national)
Anlage 9 (Eigenerklärung Zuverlässigkeit für EU-Verfahren)

Meldebogen

Um eine Ausschreibung zu starten gibt es hier für Liefer - und Dienstleistungen den: Meldebogen

Den Meldebogen befüllen Sie nun mit allen erforderlichen Angaben. Abschließend klicken Sie auf "Absenden".

Es wird jetzt automatisch geprüft, ob der Meldbogen im aktuellen Zustand abgespeichert wurde.
Gleichzeitig wird Outlook geöffnet und der Meldebogen als Anhang in die Mail gelegt.

Nun können Sie die E-Mail absenden.

Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit von der Zentralen Submissionsstelle eine E-Mail mit der Terminkette und einem Uploadlink.

Wenn Sie mit den Terminen einverstanden sind, klicken Sie auf den Uploadlink in der E-Mail und laden Ihr:

  • Leistungsverzeichnis
  • sowie Ihre Pläne /Zeichnungen
  • und zusätzlicher Anlagen hoch (z.B. Wertungsmatrix)


Alle Standardunterlagen fügen wir bei, diese brauchen Sie nicht auszufüllen.

Bieterrundschreiben

Bieterrundschreiben

Im Folgenden wird kurz erklärt, wie die Anlage 99 auszufüllen ist.

1) Bei dem Punkt „Vergabenummer“ tragen Sie bitte die Vergabenummer der Ausschreibung ein.

Beispiel:

Vergabenummer:



425 2016 Mi


2)
Bei dem Punkt „Grund des Bieterrundschreibens“ tragen Sie bitte den Anlass des Bieterrundschreibens ein.

Einige Beispiele für Gründe:

- Ein Bieter hat eine Frage zum Verfahren, die für alle Bieter relevant ist
- Es muss eine Änderung an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden
- Es muss eine Datei/Information an die Bieter nachgereicht werden
- …

3) In das Feld „Nachricht an den Bieter“ tragen Sie bitte genau die Nachricht ein, die wir den Bietern später über das Portal der deutschen e-vergabe zuschicken.

- Bitte beginnen Sie das Schreiben mit einer Anrede und beenden es mit:

„Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen

Ihre Zentrale Submissionsstelle“

- Wenn der Grund für das Bieterrundschreiben die Frage eines Bieters ist, bauen Sie Ihre Nachricht bitte wie folgt auf:
Die Frage des Bieters soll klar ersichtlich, in ROT dargestellt sein. Die Antwort auf die Frage soll direkt im Anschluss und in BLAU dargestellt sein. Das erleichtert die Übersicht für die Bieter. Zu Beginn der Antwort und der Frage schreiben Sie bitte wie im Beispiel Frage: und Antwort:.

Beispiel:

Frage: 1

„Welche Maschinentypen dürfen für die Arbeit für Punkt 4.20.05 verwendet werden?“

Antwort: 1

„Für die Erledigung der Arbeiten für Punkt 4.20.05 dürfen … „

Für ein Bieterrundschreiben nutzen Sie bitte die: Anlage 99

Bei einer Änderung im Leistungsverzeichnis ist ein neues LV  erforderlich!

Bieterrundschreiben sind grundsätzlich bis zu 5 Tage vor Angebotsfrist zulässig, später nur in Zusammenhang mit einer Angebotsfristverlängerung!

Nach der Submission

Auftragsschreiben:

Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es kein vorgegebenes Formular.
Wir haben hier ein Beispiel, welches Sie frei verändern können: Auftragsschreiben (Word) 

Absageschreiben

Für nationale Verfahren gilt:

§ 46 UVgO
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Der Auftraggeber unterrichtet jeden Bewerber und jeden Bieter unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
oder die erfolgte Zuschlagserteilung.

Anlage 636 (UVgO Zuschlagsschreiben)


Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe dafür.

Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags die nicht berücksichtigten Bieter
über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und die nicht berücksichtigten Bewerber über die wesentlichen Gründe
ihrer Nichtberücksichtigung.

Anlage 637 (UVgO Absageschreiben)

Bei EU Verfahren ist das Informations- und Absageschreiben zwingend erforderich:

Anlage 638 (Informations-, Absageschreiben nach § 134 GWB)

Muster-Unterlagen:

Sie müssen lediglich Ihr Leistungsverzeichnis (Ordner C) und die Pläne, Zeichnungen und Übersichten (Ordner B) zur Verfügung stellen.

Die übrigen Standardunterlagen werden von der Zentralen Submissionsstelle zur Verfügung gestellt. Nachfolgend finden Sie die Musterunterlagen, welche standardmäßig dabei sind.

Musterunterlagen für eine nationale Liefer- und Leistungsausschreibung erhalten Sie hier.