Seit Beginn des vergangenen Jahres arbeitet das Führungsteam des Jobcenters des Kreises Minden-Lübbecke kontinuierlich an diesen Zielen. Seit Mitte des Jahres 2026 hat sich auch der neue für diesen Bereich zuständige Dezernent Tim Neubauer diesem Ziel verschrieben und begleitet die Weiterentwicklung des Jobcenters tatkräftig. „Uns ist es wichtig, durch die Digitalisierung bürgerfreundlicher effizienter und praxistauglicher zu werden. Wir wollen Bürgerinnen und Bürgern bestmöglich zur Seite stehen“, sagt Amtsleiter Frank Holtmann.
Folgende Projekte sind aktuelle wichtige Digitalisierungsbausteine des Jobcenters:
- Projekt: Klarbrief-Terminals - Verwaltungsschreiben verständlicher machen
- Projekt: Automatische Ablage im Dokumentenmanagementsystem
- Projekt: KI gestützte Postverarbeitung
- Projekt: Einführung einer Hotline und Einführung eines Voice-Chatbots in der Telefonie
- Projekt: Einführung der Videoberatung
- Projekt: Einführung der Online-Antragsstrecken EKOM21 und Sozialplattform seit dem 01.07.2026
- Projekt: Unterlagen-App als Webanwendung
- Projekt: VASCO-Übersetzungsmodule
- Projekt: Erneuerung der Kreishomepage und Neugestaltung des Internetauftritts des Jobcenters
Projekt: Klarbrief-Terminals - Verwaltungsschreiben verständlicher machen
Als Pilotprojekt stehen am Standort Minden zwei Terminals zur Verfügung, an denen Bürgerinnen und Bürger ihre Bescheide und Anforderungsschreiben mithilfe der KI-gestützten Anwendung KlarBrief in eine leichter verständliche Sprache übertragen und inzwischen in 17 verschiedene Sprachen übersetzen lassen können.
Die Anwendung geht dabei über eine reine Übersetzung hinaus. Komplexe Verwaltungsdokumente werden analysiert, wesentliche Informationen verständlich zusammengefasst und rechtliche Fachbegriffe erläutert. Insbesondere soll für die Bürgerinnen und Bürger leichter erkennbar werden, welche Entscheidung die Verwaltung getroffen hat, welche Unterlagen gegebenenfalls noch benötigt werden und welche Fristen oder Mitwirkungspflichten zu beachten sind.
Der besondere Mehrwert liegt darin, sprachliche und bürokratische Zugangshürden abzubauen und den Menschen einen selbstständigeren Umgang mit behördlichen Schreiben zu ermöglichen. Gerade im Bereich des SGB II, in dem Bescheide häufig komplexe rechtliche Zusammenhänge enthalten müssen, kann dies einen wichtigen Beitrag zu einer verständlicheren und bürgernäheren Verwaltung leisten. Zugleich profitieren auch die Beschäftigten: Wenn Schreiben besser verstanden werden, können vermeidbare Rückfragen und Missverständnisse reduziert, angeforderte Unterlagen gezielter eingereicht und Verwaltungsverfahren verkürzt werden.
Mit dem Pilotprojekt möchte das Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke erproben, inwieweit moderne KI-Anwendungen dazu beitragen können, die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern besser zu machen. Das Ziel ist eine Verwaltung, deren Entscheidungen nicht nur rechtssicher getroffen, sondern von den betroffenen Menschen auch verstanden werden können.
Projekt: Automatische Ablage im Dokumentenmanagementsystem
Die Verwaltung muss ihre Prozesse und Verwaltungsentscheidungen rechtssicher dokumentieren. Auch für diese Tätigkeit wird Zeit benötigt. Bei diesem seit 2025 laufenden Projekt sollen durch technische Automatisierung, versendete Dokumente möglichst automatisiert den richtigen Akten und Vorgängen zugeordnet werden.
Hierbei arbeitet das Jobcenter daran, die in der Fachsoftware produzierten Schreiben und Bescheide der Kunden, so zu Digitalisieren, dass sie automatisch an richtiger Stelle rechtssicher abgelegt werden um die Dokumentationszeit zu verkürzen.
Projekt: KI gestützte Postverarbeitung
Das Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke entwickelt aktuell gemeinsam mit der OWL-IT im Rahmen eines Pilotprojekts einen KI-Agenten zur automatisierten Vorbereitung eingehender Dokumente. Der KI-Agent soll eingehende Dokumente technisch analysieren, verschiedene Dokumente voneinander trennen, den Absender erkennen, die Dokumente einer bereits bestehenden elektronischen Akte zuordnen und dort automatisiert an richtiger Stelle ablegen. Entwicklungsziel ist, dass ab Mitte November erste Papierpost in dieser Weise verarbeitet werden kann und die Nutzbarkeit über das nächste Jahr verteilt sukzessive ausgebaut wird.
Projekt: Einführung einer Hotline und Einführung eines Voice-Chatbots in der Telefonie
Die Neugestaltung der telefonischen Erreichbarkeit bildet eines der Herzstücke der organisatorischen Weiterentwicklung des Jobcenters Kreis Minden-Lübbecke. Die Vorbereitungen hierfür laufen bereits seit Mitte vergangenen Jahres. Ausgangspunkt war eine umfassende, sechsmonatige Untersuchung der telefonischen Erreichbarkeit und des damit verbundenen Arbeitsaufkommens. Geplant ist die Einführung ab Anfang 2027.
Verlässlich telefonisch erreichbar zu sein, stellt größere Verwaltungen mit viel Bürgerkontakt vor ein strukturelles Problem: Einerseits erwarten Bürgerinnen und Bürger eine unkomplizierte und möglichst unmittelbare Erreichbarkeit. Andererseits müssen die vorhandenen personellen Ressourcen so eingesetzt werden, dass eine zügige und qualitativ hochwertige Bearbeitung der eigentlichen Anliegen gewährleistet bleibt. Insbesondere während fester telefonischer Sprechzeiten müssten – um gut erreichbar zu sein - erhebliche Personalkapazitäten vorgehalten werden. Diese Kapazitäten würden jedoch an anderer Stelle fehlen.
Das Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke möchte das durch eine intelligente Kombination organisatorischer und technischer Lösungen künftig besser lösen. Ein zentraler Baustein ist dabei die Zusammenarbeit mit der interkommunalen Gesellschaft K4K und der Einsatz eines KI-gestützten Voicebots. Dieser kann telefonische Anliegen automatisiert entgegennehmen, standardisierte Fragen beantworten und Informationen strukturiert erfassen. Rechnerisch soll das System rund 22 Gesprächsstunden täglich je 10.000 bestehende Jobcenter-Kundinnen und -Kunden abdecken können.
Damit eröffnet die Technologie die Möglichkeit, die vorhandenen personellen Ressourcen wesentlich zielgerichteter einzusetzen. Wiederkehrende Standardanfragen können automatisch bearbeitet oder für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden. Die Beschäftigten gewinnen dadurch Zeit für komplexe Sachverhalte, individuelle Beratung und rechtlich anspruchsvolle Entscheidungen. Gerade in einer großen Verwaltung wie dem Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke bietet dies erhebliche Potenziale zur Verbesserung der Arbeitsorganisation.
Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, den persönlichen Kontakt zur Verwaltung zu ersetzen. Vielmehr sollen technische Systeme dort unterstützen, wo Anliegen standardisiert bearbeitet werden können, damit die Beschäftigten mehr Zeit für diejenigen Bürgerinnen und Bürger haben, deren Anliegen eine persönliche und individuelle Befassung erfordern.
Projekt: Einführung der Videoberatung
Beratungen sollen künftig ergänzend zum persönlichen Termin auch digital stattfinden können. Hierfür muss der Kreis Minden-Lübbecke im ersten Schritt die Infrastruktur im Haus schaffen um alsbald auch diesen Service anbieten zu können.
Projekt: Einführung der Online-Antragsstrecken EKOM21 und Sozialplattform seit dem 01.07.2026
Leistungen können digital und schrittweise beantragt werden. Inhalte stehen in mehreren Sprachen sowie teilweise in Gebärdensprache zur Verfügung. Seit dem 01.06.2026 sind bereits 2.000 Anträge digital eingegangen und bearbeitet worden.
Projekt: Unterlagen-App als Webanwendung
Die kostenlose Unterlagen-App wurde zu einer Webanwendung weiterentwickelt. Über die App reichen die Kundinnen und Kunden des Jobcenters bereits jetzt schon ca. 33.000 Dokumente im Monat im Jobcenter ein. Der Vorteil der Nutzung liegt darin, dass die Dokumente über die App direkt vom Handy als PDF oder als abfotografiertes Bild in die persönliche Akte gesendet werden. Kundinnen und Kunden können Dokumente damit weiterhin über die App auf dem Smartphone und nun zusätzlich über die Homepage des Kreises digital einreichen. Der Mehrwert liegt insbesondere in der nachvollziehbaren Historie eingereichter Unterlagen, einem digitalen Nachweis über die Übermittlung, sowie in einer beschleunigten Bearbeitung, da Teile der bisherigen Postverarbeitung entfallen.
Projekt: VASCO-Übersetzungsmodule
Es werden flächendeckend Übersetzungsmodule eingesetzt um datenschutzkonforme Übersetzungen unmittelbar während des Beratungsgesprächs anbieten zu können.
Projekt: Erneuerung der Kreishomepage und Neugestaltung des Internetauftritts des Jobcenters
Im Zuge der umfassenden Erneuerung der Internetpräsenz des Kreises Minden-Lübbecke nutzt auch das Jobcenter die Gelegenheit, seinen eigenen Internetauftritt grundlegend zu überarbeiten und stärker an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger auszurichten. Ziel ist es, die Homepage übersichtlicher, verständlicher und nutzerfreundlicher zu gestalten. Informationen und digitale Dienstleistungen sollen künftig leichter zu finden und mit möglichst wenigen Schritten erreichbar sein.
Hierfür wird der Internetauftritt um verschiedene Serviceangebote erweitert. Ein neuer FAQ-Bereich soll häufig gestellte Fragen unmittelbar beantworten und eine unkomplizierte erste Orientierung ermöglichen. Über ein Kontaktformular können Bürgerinnen und Bürger ihre Anliegen gezielt an das Jobcenter richten. Darüber hinaus werden die bereits vorhandenen digitalen Antrags- und Dienstleistungsangebote übersichtlich eingebunden und direkt verlinkt.
Ergänzend sollen aktuelle Meldungen, wichtige Hinweise und nützliche Informationen rund um die Leistungen und Angebote des Jobcenters regelmäßig bereitgestellt werden.
Auch die berufliche Integration wird berücksichtigt. Über eine Verlinkung zur bereits eingesetzten JobZentrale erhalten Arbeitsuchende Zugang zu aktuellen Stellenangeboten im Kreisgebiet. Dort können sie ein individuelles Suchprofil anlegen und speichern, um über passende neue Beschäftigungsmöglichkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass Stellenangebote durch die unmittelbare Zusammenarbeit mit dem Unternehmensservice des Jobcenters teilweise früher verfügbar sein können als auf anderen Stellenportalen, etwa der Bundesagentur für Arbeit oder gewerblichen Stellensuchportalen.
Foto: D. Selle / Kreis Minden-Lübbecke
Fotounterzeile: Arbeitsgruppenleiter André Witschel, Jennifer Siemering vom Team des Standortes Minden und Dezernent Tim Neubauer bei der Vorstellung des Pilotprojektes KlarBrief-Terminals in Minden