Die Kreise in Ostwestfalen-Lippe und die kreisfreie Stadt Bielefeld gehen einen wichtigen Schritt, um die Verwaltung moderner, schneller und bürgerfreundlicher zu machen: die Landräte und die Oberbürgermeisterin haben sich auf einer Konferenz in Detmold darauf verständigt, zukünftig auf alle sogenannten Schriftformerfordernisse zu verzichten, die nicht explizit gesetzlich vorgegeben sind. Das eröffnet die Möglichkeit, dass zukünftig viele Verwaltungsvorgänge für Bürgerinnen und Bürger, aber auch innerhalb der Verwaltungen und der Behörden untereinander vereinfacht und beschleunigt werden könnten.
Das sogenannte Schriftformerfordernis verlangt, dass bestimmte Verwaltungsvorgänge, wie z.B. Anträge oder Erklärungen schriftlich verfasst und eigenhändig unterzeichnet werden. Das bedeutet konkret: viele Anträge oder Dokumente müssen von Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen händisch unterschrieben und per Post an die jeweilige Behörde verschickt werden. „Das möchten wir in vielen Bereichen grundlegend ändern und mit gutem Beispiel voran gehen“, so die einheitliche Meinung der Verwaltungsleitungen in OWL. „Wenn es kein Gesetz gibt, das etwa eine bestimmte Form oder eine handschriftliche Unterschrift zwingend vorschreibt, möchten wir zukünftig darauf verzichten. Unser gemeinsames Ziel ist ein umfassender Bürokratieabbau, der das Leben von Menschen, Unternehmen und in unseren Verwaltungen spürbar vereinfacht.“
Die Kreise in OWL und die Stadt Bielefeld haben deshalb in enger Abstimmung, unterstützt durch das Digitalbüro OWL, alle Vorgänge aufgelistet, bei denen es derzeit noch eine rechtliche Verpflichtung zu einem Schriftformerfordernis gibt. „Wichtig ist, was eben nicht auf dieser Liste steht: Denn überall dort können Unterschriften in der Praxis wegfallen“. Für die Menschen in der Region kann das zu Erleichterungen im Alltag führen. Wo früher ein Antrag ausgedruckt, unterschrieben und per Brief verschickt werden musste, soll zukünftig in vielen Fällen eine einfache E-Mail, ein Onlineformular oder eine digitale Übermittlung ausreichen. Das spart Zeit, Porto und unnötige Wege zum Amt.
„Bürokratie darf kein Hindernis für eine moderne Gesellschaft sein. Der gemeinsame Verzicht auf unnötige Unterschriften ist ein starkes Signal und der Startschuss für eine Entwicklung, die unsere Verwaltung insgesamt schlanker und digitaler macht. Wir setzen uns mit voller Kraft dafür ein, dass wir uns wieder mehr auf die eigentliche Arbeit für die Bürgerinnen und Bürger konzentrieren können, statt auf das Verwalten von Formularen“, so die Landräte und die Oberbürgermeisterin weiter.
Auch in den Verwaltungen sollen durch die neuen Grundsatzentscheidungen interne Prozesse deutlich vereinfacht und damit beschleunigt werden.
Die Beteiligten betonen, dass dies erst der Anfang ist. Der Verzicht auf unnötige Schriftformerfordernisse ist ein erster, wichtiger Baustein in einer umfassenden Strategie zum Bürokratieabbau. Um diese Initiative auf alle Ebenen zu tragen, werden die Landräte die Beschlüsse nun in ihren jeweiligen Bürgermeisterkonferenzen mit den Städten und Gemeinden besprechen. Auch bestehende Initiativen der Bundes- und Landesebene werden integriert. Ziel ist es, die Zusammenarbeit in der gesamten Region zu optimieren und die Digitalisierung an allen Schnittstellen voranzutreiben.
8. Oktober 2026